JIT, inventario de seguridad e ITIL (1 de 2)

En una serie de dos artículos presentaremos primeramente el concepto de producción JIT frente al uso más tradicional de un inventario de insumos a modo de margen de seguridad para la producción para, a continuación, explicar un ejemplo de cómo trasladar el concepto JIT y sus ventajas a una actividad propia de la Gestión de Incidencias como es el escalado a tercera línea de incidencias.

El concepto de producción JIT (“just in time”) hace referencia a un paradigma de producción industrial donde en una secuencia de pasos el paso N sólo genera material que sirve de insumo al paso N+1 cuando este lo requiere.

Este enfoque se caracteriza por la producción bajo demanda y la no existencia de material almacenado a modo de inventario de seguridad. La clave aquí es que el paso N no produce si el paso N+1 no lo requiere para trabajar.

El método JIT ofrece dos ventajas que me interesa resaltar:

• al no existir producción sin consumo ni productos almacenados en espera de que sean usados se reducen los costes de operación

• en caso de existir algún fallo este se vuelve visible de inmediato por lo que su corrección se vuelve prioritaria

Pongamos un ejemplo para explicar la primer ventaja: Supongamos que su familia viaja en automóvil y que, en lugar de comprar gasolina cada vez que hay que llenar el depósito, todos los años comprase el 1 de enero la gasolina que estima que utilizará ese año.

La existencia de ese almacén de producto tiene varios inconvenientes. No obstante, resaltaremos uno menos obvio: ¿qué coste tiene para usted almacenar toda esa gasolina?

Un automóvil estándar tiene un consumo medio de unos 7 litros cada 100 km. Suponga que hace 21.000 km al año y descubrirá que necesita 1.470 litros. Para almacenar ese volumen y suponiendo que tiene un depósito en su propia casa de un metro de altura este deberá tener aproximadamente 1,5 m2 de superficie.

Si vive en España, donde el m2 de una vivienda nueva está sobre unos 2.000€, descubrirá que ha pagado 3.000€ para comprar el sitio suficiente donde guardar la gasolina. Quizás quiera argumentar que por comprar tanta gasolina a la vez consigue un precio mejor, pero eso se puede calcular. Un litro de gasolina cuesta aproximadamente 1,50 €, por lo que si compra 1.470 litros a ese precio pagaría unos 2.200€. Suponga que consigue una rebaja del 20% del precio (cosa que dudo mucho) y se habrá ahorrado 440€. Necesitará repetir esto cinco años antes de conseguir compensar los costes.

No obstante, piense que durante ese tiempo usted incurre en el riesgo de tener almacenado en su casa un material inflamable y, por otra, parte que si cambia su vehículo por otro con motor diesel deberá buscar qué hacer con la gasolina sobrante.

El ejemplo anterior puede extrapolarlo al almacenamiento de insumos en cualquier fábrica, la complejidad inherente a la logística necesaria para preservar y gestionar el stock (carretillas elevadoras, salas con temperatura especial, seguridad contra robo, etc.) y la falta de flexibilidad en la producción al tener un material almacenado que, si no es utilizado, deberá ser destruido o, en el mejor de los casos, reprocesado o incluso malvendido.

Pongamos un ejemplo para explicar la segunda ventaja: Supongamos que usted fabrica sillas tapizadas y dispone de un almacén con tapizados que utilizan los obreros que realizan el montaje de la silla. Si la fabricación de los tapizados falla usted vive tranquilo porque los obreros que montan las sillas utilizan los tapizados almacenados para seguir fabricando sillas sin verse afectados por el fallo previo.

Podemos decir que el material almacenado como un inventario de seguridad actúa como cortafuegos de manera que aísla a una unidad de producción de los fallos de las anteriores.

Sin embargo, esta característica a priori tan beneficiosa se vuelve en su contra en varios casos de los cuales me interesa resaltar uno: ¿qué sucede si el operario que fabrica los tapizados no hace más que tener fallos? Como usted dispone de stock suficiente de tapizados en ese inventario de seguridad para fabricar las sillas seguramente este problema recurrente no llamará la atención y difícilmente se verá motivado a averiguar la causa raíz y solventarlo.

Esto significa que ese cortafuegos que es el inventario de seguridad se convierte también en un paraguas bajo el que esconder los fallos.

Por lo tanto, el método JIT ofrece reducción de costes pero, lo que más me interesa resaltar, fuerza a que las dificultades y los fallos salgan a la luz y nos obliga a solucionarlos, ya que en caso contrario la producción se para. Si necesitaba motivación para la mejora continua no creo que encuentre uno mejor que evitar que se pare la producción y no se puedan satisfacer los pedidos.

Quizás pueda parecer muy drástico, pero el método JIT es una de las herramientas de producción “lean” que tan buen éxito le dan a Toyota dentro de su TPS (Toyota Production System).

En la segunda parte de este artículo explicaremos qué tiene que ver el método JIT y la ausencia de inventario de seguridad con el escalado de incidencias.

José Luis Fernández