Microsoft cambia el licenciamiento de OneDrive: ¿Estás listo para gestionar este impacto en sus costes?

Microsoft ha anunciado un cambio en su modelo de licenciamiento que afecta a OneDrive y Microsoft 365 Archive. Estos cambios, impactan en la gestión de datos y el control de costos para muchas empresas. Hasta ahora, era posible acceder a cuentas de OneDrive no administradas y sin licencia asignada sin restricciones y sin costes adicionales, pero a partir del 27 de enero de 2025, esto cambiará significativamente.

A partir de esta fecha, cualquier cuenta de OneDrive sin licencia asignada durante más de 93 días será archivada automáticamente en Microsoft 365 Archive, con importantes implicaciones para los usuarios:

• Acceso restringido: Las cuentas se archivarán sin aviso previo y no estarán accesibles para usuarios o administradores. Aunque estas cuentas serán visibles en las herramientas de administración, no se podrá acceder a sus datos.
• Costes adicionales: El almacenamiento de cuentas archivadas implicará nuevos costes. Además, recuperar la información archivada tendrá un coste extra según el volumen de datos.

Pricing MS 365 Archive (Fuente: https://adoption.microsoft.com/en-us/microsoft-365-archive/)

Este cambio puede suponer un incremento en los costes de licenciamiento. Para reducir este impacto, es fundamental que las organizaciones mantengan un control exhaustivo sobre las cuentas que utilizan OneDrive, diferenciando entre cuentas con y sin licencia. Microsoft proporciona algunas recomendaciones para este seguimiento y ha prometido mejorar las herramientas de administración, aunque la responsabilidad de un control eficaz recae principalmente en cada empresa, pues cada uno “barrerá para su casa” todo lo que pueda.

¿Cómo te ayuda Proactivanet?

Todos los clientes de Proactivanet tienen disponible desde hace ya varias versiones los datos de licenciamiento de los productos y planes de servicio, así como los datos de uso de las aplicaciones ofimáticas entre las que está OneDrive. Desde Proactivanet podéis revisar de manera muy sencilla esta situación:

1. Accediendo al listado de “Planes de servicio” detectados por Proactivanet podemos  aplicar una búsqueda por plan de servicio para saber exactamente el listado de cuentas que tienen la licencia aplicada. De manera muy rápida además podemos saber si tenemos licencias libres o si tenemos usuarios que tienen aplicada la licencia más de una vez y de esa manera aprovecharlas para otras cuentas que no la tenga y evitar que esa cuenta sea archivada con Microsoft 365 Archive.
2. Accediendo al uso de “OneDrive”, podemos obtener el listado de cuentas que se han usado en los últimos 28 días. Si contrastamos este listado con el anterior podremos identificar cuentas que tienen uso y que no tienen una licencia asociada y son susceptibles de ser archivadas en Microsoft 365 Archive.

Estas herramientas ayudan a optimizar el gasto y evitan interrupciones en el acceso a la información. Para los usuarios actuales de Proactivanet, es el momento de realizar una revisión de licencias de OneDrive, mientras que para aquellos que aún no son clientes, este cambio en el licenciamiento es una oportunidad de evaluar el ahorro que una solución de ITAM puede ofrecer en la gestión de sus activos de software y hardware.

David Martinez

Proactivanet Product Manager