Inventario de activos TI: 6 retos esenciales y la guía definitiva para superarlos
El inventario de activos TI es la base de una estrategia de gestión tecnológica eficaz. Sin un inventario actualizado, centralizado y bien organizado, las empresas se exponen a riesgos de seguridad, costes innecesarios y una falta de control operativo. Sin embargo, lograr un inventario de activos TI completo sigue siendo un desafío para muchas organizaciones.
En este artículo analizamos los principales retos y cómo superarlos con las soluciones de Proactivanet, que permiten transformar un inventario complejo en una herramienta estratégica de valor para el negocio.
1. Lograr una visibilidad completa del inventario
Desafío: superar la Shadow IT y alcanzar el 110% de cobertura.
En la era del teletrabajo y la nube, muchos activos escapan del radar de los departamentos de TI. Equipos conectados sin autorización, aplicaciones no registradas y dispositivos móviles sin control pueden generar brechas de seguridad críticas. La necesidad de reforzar la ciberseguridad corporativa se refleja en que 2 de cada 3 empresas en España han sufrido ataques con emails falsos, según RTVE.
Autodescubrimiento completo: detecta activos conocidos y desconocidos, manteniéndolos siempre actualizados con agentes que se adaptan a cada entorno.
Detección de intrusos en tiempo real (DEITREAL): identifica equipos no registrados y permite decidir si incorporarlos o bloquearlos para proteger la infraestructura.
Para contexto de actualidad: El País informó de refuerzos contra el fraude y suplantaciones en comunicaciones, lo que subraya la importancia de conocer todos los equipos conectados.
2. Organizar el inventario para una gestión más sencilla
Desafío: evitar la sobrecarga de información.
Un inventario de activos TI no debe ser solo una lista interminable de equipos, sino una fuente de información útil y segmentada.
Localizaciones: reglas automáticas para rastrear la ubicación física y digital de los activos.
Clasificaciones de hardware: agrupa activos por categorías como virtualizados, Linux, preproducción, etc.
Gestión delegada: permite asignar subconjuntos de activos a diferentes responsables con niveles de visibilidad personalizados.
3. Enriquecer y calificar la información de los activos
Desafío: mantener los datos actualizados y completos.
Un inventario de activos TI solo tiene valor si la información que contiene es precisa, incluyendo datos financieros y de responsables para auditorías y control. La normativa y el escrutinio sobre datos y seguridad siguen aumentando en la UE y España.
Estado del activo: define si un equipo está en uso, en mantenimiento o dado de baja.
Usuario y responsable: identifica al propietario habitual y al responsable asignado.
Etiquetas QR: simplifican la identificación de activos en campo.
Datos financieros: amortización, centros de coste y otra información crítica para control económico.
Cumplimiento normativo: recopila evidencias para cumplir con ISO, ENS, DORA o NIS2.
Apoyo periodístico: Cinco Días recuerda el calendario y obligaciones empresariales vinculadas a NIS2, clave para governance y trazabilidad de activos.
4. Integrar otras fuentes de información
Desafío: centralizar datos dispersos en diferentes repositorios.
Cada vez más organizaciones gestionan entornos híbridos, con activos en cloud, on-premise y virtualizados. El impulso regulatorio y de inversión pública para mejorar la resiliencia también está en marcha. Ejemplo: el plan estatal de 1.157 millones para reforzar ciberseguridad y ciberdefensa. Noticia de RTVE.
Virtualización (Hyper-V, VMware): información detallada de máquinas virtuales.
Cloud (AWS, Google Cloud, Entra ID): integración de servidores en la nube.
Microsoft 365: listado de productos contratados y uso real de aplicaciones.
Airwatch, Intune y Chrome OS: gestión de dispositivos móviles corporativos y BYOD.
API Rest: integración personalizada con otros sistemas.
Lectura recomendada en prensa: visión de tendencias y riesgos de datos en IA y empresas, con advertencias sobre privacidad y seguridad.
5. Aprovechar el potencial de la información automatizada
Desafío: transformar los datos del inventario en mejoras de seguridad.
Un inventario dinámico no solo describe lo que existe, sino que ayuda a identificar vulnerabilidades y riesgos que podrían afectar a la organización.
Detección de inseguridades: equipos con antivirus obsoletos, firewalls desactivados o discos sin cifrar.
Vulnerabilidades de software: detección de parches de Windows pendientes o aplicaciones obsoletas.
Apoyo periodístico: la prensa económica española sigue el auge de la ciberseguridad y su impacto en la empresa y los mercados, reforzando la urgencia de automatizar controles.
6. Integrar el Inventario con Procesos Estratégicos de IT
Desafío: maximizar el valor del inventario en toda la organización.
Cuando el inventario está completo y confiable, puede integrarse en procesos clave de ITIL, DevOps o gestión de servicios.
Tickets de soporte automáticos: asociación directa de incidencias con activos.
Tickets con Código QR: los usuarios pueden generar incidencias en segundos.
CMDB y Servicios de Negocio: construcción automática de la CMDB para vincular activos con servicios tecnológicos.
Conclusión
El inventario de activos TI es mucho más que un registro de equipos: es una herramienta estratégica que mejora la visibilidad, potencia la seguridad, optimiza costes y facilita el cumplimiento normativo. La actualidad regulatoria (como NIS2) y los planes contra el fraude refuerzan la necesidad de inventarios completos y automatizados.
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