Beneficios del SaaS: cómo optimizar costes y maximizar el valor en tu organización
El modelo Software as a Service (SaaS) se ha convertido en la norma para muchas organizaciones que buscan agilidad, escalabilidad y control de costes. Sin embargo, su rápida adopción también trae consigo desafíos: duplicidad de aplicaciones, renovaciones automáticas no gestionadas, licencias infrautilizadas y gastos ocultos.
En este artículo exploramos los principales beneficios del SaaS y compartimos prácticas clave para optimizar su valor en el entorno empresarial, basándonos en estudios recientes sobre gestión de SaaS.
1. Flexibilidad y facilidad de adopción
Una de las mayores ventajas del SaaS es su rapidez de despliegue. Cualquier equipo puede implementar nuevas soluciones sin necesidad de infraestructuras complejas ni largos proyectos de instalación. Esto permite a las áreas de negocio experimentar, innovar y adaptarse con agilidad.
No obstante, esa misma facilidad puede generar descentralización y duplicidad. Según Zylo (2025), hasta el 74% del gasto en SaaS se realiza fuera de TI (70% líneas de negocio + ~4% gastos individuales/shadow IT), fuera del control de TI. Aquí, contar con un inventario centralizado de aplicaciones es clave para evitar redundancias.
2. Ahorro de costes a través de la optimización
El SaaS no solo reduce gastos iniciales de hardware y mantenimiento, sino que también ofrece grandes oportunidades de ahorro continuo si se gestiona correctamente.
Algunas prácticas recomendadas son:
- Eliminar aplicaciones duplicadas o redundantes: muchas veces distintas áreas contratan la misma herramienta o soluciones con funcionalidades similares. Consolidarlas reduce costes y estandariza procesos.
- Gestionar las renovaciones con un calendario proactivo: cada aplicación debería tener registrada su fecha de renovación para evitar pagos innecesarios por licencias no utilizadas.
- Reasignar o dar de baja licencias infrautilizadas: de media, las organizaciones solo utilizan el 47% de las licencias contratadas, lo que supone un enorme potencial de ahorro.
- Negociar acuerdos de licencia empresarial (ELA): consolidar suscripciones individuales en un único contrato no solo abarata el coste por usuario, sino que también facilita descuentos a largo plazo y mayor seguridad jurídica.
3. Plataformas más seguras y con menos vulnerabilidades
Una de las grandes ventajas de las aplicaciones SaaS es que sus actualizaciones se realizan de manera automática y casi invisible para el usuario. Esto significa que siempre contamos con la versión más reciente, sin tener que preocuparnos de instalar nada ni de dedicar tiempo a tareas técnicas.
El beneficio es doble: por un lado, se reducen al mínimo las vulnerabilidades porque el software está siempre actualizado; y por otro, en cuanto aparece una nueva amenaza, el propio fabricante la corrige rápidamente y la solución llega a todos los usuarios sin que tengamos que hacer nada.
En pocas palabras, la seguridad mejora de forma continua y nuestra organización puede centrarse en lo importante, dejando en manos del proveedor la protección y el mantenimiento del sistema.
4. Escalabilidad y alineación con la estrategia empresarial
El SaaS ofrece la posibilidad de escalar hacia arriba o hacia abajo según las necesidades de la organización. Esto significa que los costes están directamente relacionados con el uso real, lo que aporta una gran ventaja frente a modelos tradicionales de software on-premise.
Además, al estandarizar las herramientas utilizadas en cada área, se mejora la gobernanza tecnológica, reduciendo riesgos de seguridad y facilitando la integración entre sistemas.
5. Mejor experiencia para usuarios y equipos de TI
Gracias al SaaS, los usuarios finales acceden a aplicaciones actualizadas, seguras y fáciles de usar, mientras que los equipos de TI pueden enfocarse en la estrategia y el soporte de valor añadido, en lugar de dedicar esfuerzos a instalaciones, parches o mantenimiento.
Esto se traduce en un mayor ROI tecnológico, ya que se optimiza tanto la inversión como la productividad de los empleados.
Conclusión
El SaaS es un motor de transformación digital, pero para aprovechar al máximo sus beneficios no basta con adoptarlo: es imprescindible gestionar el ciclo de vida de las aplicaciones. Detectar redundancias, controlar renovaciones, optimizar licencias y negociar acuerdos globales son pasos esenciales para asegurar que el SaaS no solo brinde flexibilidad, sino también un verdadero impacto económico positivo.
En Proactivanet creemos que una buena gestión de activos de software y servicios en la nube es la clave para que las organizaciones maximicen el valor de cada euro invertido en SaaS.
