Licenças fantasmas e economia real: a auditoria de software que seu CEO precisa

Recupere até 30% do seu orçamento de software.

Para muitos CEOs (Chief Executive Officers) e CFOs (Chief Financial Officers), os gastos com software software da organização representa uma linha de custo significativa e, muitas vezes, sem controle. Na era das assinaturas ( SaaS) e licenciamento por usuário, é comum que as empresas paguem por ativos que não estão sendo usados, duplicados ou simplesmente esquecidos: as chamadas "licenças fantasmas". "licenças fantasmas"..

O desafio do gerenciamento de ativos de software Desafio do gerenciamento de ativos de software (SAMGerenciamento de ativos de software, Gerenciamento de ativos de software) está na complexidade do inventário. A proliferação de aplicativos departamentais, a alta rotatividade de funcionários e a falta de comunicação entre TI, compras e finanças criam um terreno fértil para o desperdício. Estima-se que as empresas poderiam recuperam entre 15% e 30% de seus gastos anuais com de seu gasto anual com software simplesmente otimizando o uso de suas licenças.

A solução para esse problema não é simplesmente reduzir as despesas, mas realizar uma auditoria. Software Auditoria de software auditoria que combine precisão técnica com visão financeira, uma auditoria que realmente chame a atenção e atenda às necessidades de informação do CEO.

A detecção de "licenças fantasmas".

Uma "licença fantasma" é qualquer licença para um software licença de software pela qual a empresa está pagando, mas que não está sendo usada por um funcionário ativo ou que está instalada em um dispositivo sem que ninguém a use.

Para combater esse problema, o gerenciamento de ativosde TI (ITAM ) deve evoluir de um inventário estático para uma ferramenta dinâmica de otimização financeira.

O papel fundamental da descoberta automática e do CMDB

A base de uma auditoria de software auditoria de software eficaz é a precisão dos dados. Sem saber o que software está instalado onde você estáa auditoria é apenas uma suposição.

1. descoberta e rastreabilidade automáticas

Uma solução ITAM robusta, como a oferecida pela Proactivanetutiliza Ferramentas de descoberta ferramentas e agentes instalados nos pontos de extremidade para examinar continuamente a rede. Esse processo de Descoberta faz muito mais do que simplesmente listar dispositivos; ele detalha todo o software instalado em cada máquinaincluindo a versão, a data de instalação e, principalmente, a última data de uso. última data de uso.

Essa rastreabilidade em tempo real permite que a equipe de SAM identifique imediatamente:

• Instalações não utilizadas: A software instalado há seis meses e que não foi executado nenhuma vez.
• Atribuições desnecessárias: Um funcionário a quem é atribuída uma licença de design gráfico de alto custo, mas cuja última atividade com esse aplicativo foi há quatro meses.

2. O CMDB como uma única fonte de verdade

O CMDB (banco de dados de gerenciamento de configuração) atua como o repositório central e a "fonte única da verdade" para todos os dados de auditoria. Ele correlaciona três conjuntos de dados vitais:

• Dados de inventário (Reality): O que está instalado e onde (a partir do Descoberta).
• Dados contratuais (direitos): As licenças que a empresa adquiriu e suas condições (do registro de compras).
• Dados de uso: Quem está usando e com que frequência.

Ao cruzar esses dados, o sistema pode gerar automaticamente uma posição de licença efetiva (ELP). posição de licenciamento efetiva (ELP) e alertar sobre casos de excesso de licenciamento (excesso de licenciamento) e sublicenciamento (risco de não conformidade).

Geração de economias diretas e mensuráveis

A auditoria de auditoria de software deve ser visto como uma iniciativa de geração de receita (ao evitar despesas desnecessárias), e não como uma despesa administrativa. O impacto positivo no balanço patrimonial da empresa é direto:

Estratégia 1: Recuperação e realocação de licenças

Quando a ferramenta identifica uma licença fantasma (software software não utilizado em um ponto de extremidade ou licença atribuída a um funcionário inativo), a equipe de SAM pode tomar medidas imediatas:

• Desinstalação: O software O software não utilizado é desinstalado remotamente para liberar o ativo.
• Realocação (Colheita): A licença liberada é colocada em um pool disponível para realocação a um funcionário novo ou existente que precise dela, evitando a necessidade de comprar uma nova licença.

Estratégia 2: Otimização contratual

O conhecimento exato do uso permite que a empresa negocie melhores termos nas renovações de contrato. Se a auditoria revelar que apenas 60% das 1.000 licenças de um aplicativo importante são usadas ativamente, o CEO poderá solicitar uma redução no número de licenças a serem renovadas ou negociar um modelo de preços com base no uso real, gerando economias estruturais significativas.

Os Conformidade Conformidade: mitigando o risco financeiro

Além da economia, uma auditoria precisa é a única defesa eficaz contra o risco de conformidade. conformidade. Auditorias surpresa dos fabricantes de software (como Microsoft, Oracle ou Adobe) pode resultar em multas de milhões de dólares se a empresa estiver em uma situação de sublicenciamento (usando mais software do que você pagou).

O papel do MAR estratégico é duplo:

1. Evitar Sub-licenciamento: O sistema emite alertas preventivos antes que o número de licenças compradas seja excedido, permitindo que a equipe de compras adquira as licenças adicionais necessárias.
2. Justificando o Sobre-licenciamento (Economia): Forneça dados de uso precisos e documentados para justificar as decisões de redução de licenciamento, demonstrando ao CEO que a organização não está desperdiçando capital em ativos desnecessários.

Em resumo, investir em uma solução ITAM que integre DescobertaCMDB e gerenciamento de licenças é uma decisão financeira com um claro retorno sobre o investimento (ROI). Ele permite que a empresa migre da incerteza para o controle, transformando os dados de software em uma ferramenta poderosa para redução de custos e mitigação de riscos, uma necessidade fundamental na agenda de qualquer líder empresarial moderno.