Des logiciels que vous payez et que personne n'utilise : les dépenses cachées que personne ne vérifie au sein de votre entreprise

Les dépenses cachées liées aux logiciels d'entreprise : un poste que pratiquement aucune organisation ne contrôle avec la même rigueur que les salaires, les loyers ou les frais de déplacement. Les abonnements numériques, en revanche, se renouvellent automatiquement, mois après mois, sans que personne ne prenne le temps de se demander s'ils en valent toujours la peine.

Il en résulte un schéma récurrent dans les organisations de toutes tailles : des dizaines de licences actives pour des outils que plus personne n'utilise, des doublons entre des services qui ne communiquent pas entre eux, et des renouvellements automatiques de contrats dont personne ne se souvient avoir signé.

Pourquoi les dépenses cachées liées aux logiciels augmentent sans que votre entreprise s'en rende compte

La personne qui l'a embauché n'est plus là

Un employé enregistre un outil pour un projet ponctuel. Le projet prend fin, le salarié quitte l'entreprise, mais la carte d'entreprise reste associée à son compte et l'abonnement est renouvelé d'année en année.

Chaque service effectue ses achats de manière indépendante

Le service marketing fait appel à son propre outil de conception, le service commercial à son propre CRM supplémentaire, et le service informatique n'en sait rien. C'est ce qu'on appelle le « shadow IT » : des applications utilisées au sein de l'entreprise sans que le service informatique ne les ait répertoriées ni ne les supervise.

L'utilisation réelle n'est jamais mesurée

Une licence peut être « active » sans pour autant que cela signifie qu'elle est utilisée par quelqu'un. De nombreuses plateformes facturent à l'utilisateur ou par poste, et ce paramètre est rarement revu une fois configuré.

Les projets prennent de l'ampleur « au cas où »

Il est courant d'acheter plus de licences que nécessaire en prévision d'une croissance future qui tarde à se concrétiser (ou qui ne se concrétise jamais), ce qui entraîne des dépenses supplémentaires entre-temps.

Combien cela peut-il réellement vous coûter ?

Si l'on additionne ces dépenses une à une, les dépenses en logiciels ne semblent pas représenter grand-chose : 20 € par-ci, 50 € par-là. Mais multiplié par des dizaines d'outils et par les mois (voire les années) pendant lesquels ils sont renouvelés sans être révisés, ce chiffre cesse d'être anodin. Et à cette dépense silencieuse s'ajoute un coût indirect : chaque licence non supervisée correspond également à une application non mise à jour, sans correctifs et sans contrôle de sécurité — ce qui constitue un risque, et pas seulement une dépense.

Comment identifier les logiciels inutilisés

1. Comparez les dépenses avec l'état réel des stocks

Comparez les factures récurrentes (cartes d'entreprise, prélèvements automatiques) avec les données officiellement enregistrées par votre équipe informatique. Toute divergence est le signe d'un « shadow IT ».

2. Mesurez l'utilisation, et pas seulement les souscriptions

Une licence souscrite n'est pas la même chose qu'une licence utilisée. Les outils de gestion des actifs permettent de consulter des statistiques réelles d'utilisation : dernière ouverture de l'application, fréquence d'utilisation, nombre d'utilisateurs actifs par rapport au nombre d'utilisateurs disposant d'un accès.

3. Vérifiez les dates de renouvellement à l'avance

De nombreux contrats sont renouvelés automatiquement s'ils ne sont pas résiliés dans un délai déterminé. Recevoir des alertes de fin de contrat permet d'éviter les renouvellements « par défaut » d'outils qui n'apportent plus de valeur ajoutée.

4. Demandez qui est responsable de chaque outil

Si personne ne peut expliquer à quoi sert une licence ou qui l'utilise, c'est celle-là même qui doit être réexaminée en priorité.

De l'identification des dépenses à leur suivi continu

Il est utile de procéder à cet examen une fois, mais le problème réapparaîtra s’il ne s’inscrit pas dans un processus continu. C’est là qu’intervient la gestion des actifs informatiques (ITAM) : au lieu de contrôler manuellement les dépenses une fois par an, une plateforme ITAM offre une visibilité permanente sur les logiciels existants, leurs utilisateurs, leur coût et leur date d’expiration, avec des alertes automatiques avant chaque renouvellement.

Cela ne se limite pas à réduire les dépenses superflues. Cela fournit également aux responsables informatiques et financiers un argument solide, fondé sur des données réelles, pour justifier (ou remettre en question) chaque poste de dépense lié aux logiciels auprès de la direction.

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