Licences fantômes et économies réelles : l'audit logiciel dont votre PDG a besoin

Récupérez jusqu'à 30 % de votre budget logiciel.

Pour de nombreux directeurs généraux (CEO) et directeurs financiers (CFO), les dépenses consacrées aux logiciels logiciels de l'organisation représente une ligne de coût importante et souvent incontrôlée. À l'ère de l'abonnement ( SaaS) et les licences par utilisateur, il est fréquent que les entreprises paient pour des actifs qui ne sont pas utilisés, qui sont dupliqués ou simplement oubliés : ce sont les "licences fantômes". Les "licences fantômes"..

Le défi de la gestion des actifs logiciels Le défi de la gestion des actifs logiciels (SAMGestion des actifs logiciels, Gestion des actifs logiciels) réside dans la complexité de l'inventaire. La prolifération des applications départementales, le taux élevé de rotation du personnel et le manque de communication entre l'informatique, les achats et les finances créent un terrain propice au gaspillage. On estime que les entreprises pourraient récupérer entre 15 et 30 % de leurs dépenses annuelles en de vos dépenses annuelles en logiciels simplement en optimisant l'utilisation de vos licences.

La solution à ce problème ne consiste pas simplement à réduire les dépenses, mais à réaliser un audit. Audit de logiciel Audit des logiciels audit qui allie la précision technique à la vision financière, un audit qui capte réellement l'attention et répond aux besoins d'information du PDG.

La détection des "licences fantômes".

Une "licence fantôme" est une licence pour un logiciel licence de logiciel pour laquelle l'entreprise paie, mais qui n'est pas utilisée par un employé actif ou qui est installée sur un appareil sans que personne ne l'utilise.

Pour lutter contre ce problème, la gestion des actifsinformatiques (ITAM ) doit passer d'un inventaire statique à un outil dynamique d'optimisation financière.

Le rôle fondamental de la découverte automatique et de la CMDB

Les bases d'un audit logiciel audit de logiciel est l'exactitude des données. Sans connaître ce logiciel est installé oùl'audit n'est qu'une supposition.

1. découverte automatique et traçabilité

Une solution ITAM robuste, telle que celle proposée par Proactivanetutilise des outils de découverte des outils et des agents installés sur les points d'extrémité pour analyser en permanence le réseau. Ce processus de Discovery ne se contente pas de dresser la liste des appareils ; elle détaille tous les logiciel installés sur chaque machineIl détaille tous les logiciels installés sur chaque machine, y compris la version, la date d'installation et, surtout, la dernière date d'utilisation. dernière date d'utilisation.

Cette traçabilité en temps réel permet à l'équipe SAM d'identifier immédiatement :

• Installations inutilisées : A logiciel installé il y a six mois et qui n'a pas été utilisé une seule fois.
• Affectations inutiles : Un employé qui se voit attribuer une licence de conception graphique très coûteuse, mais dont la dernière activité avec cette application remonte à quatre mois.

2. La CMDB comme source unique de vérité

La base de données de gestion de la configuration (CMDB) CMDB (Base de données de gestion de la configuration) joue le rôle de référentiel central et de "source unique de vérité" pour toutes les données d'audit. Il met en corrélation trois ensembles de données essentielles :

• Données d'inventaire (réalité) : Qu'est-ce qui est installé et où (à partir de la découverte).
• Données contractuelles (droits) : Les licences que l'entreprise a achetées et leurs conditions (à partir du registre des achats).
• Données d'utilisation : Qui l'utilise et à quelle fréquence.

En recoupant ces données, le système peut générer automatiquement une position de licence effective (ELP). position de permis effective (PPA) et alerter sur les cas de d'octroi excessif de licences (sur-licence) et de sous-licence (risque de non-conformité).

Générer des économies directes et mesurables

L'audit de audit de logiciels doit être considérée comme une initiative génératrice de revenus (en évitant les dépenses inutiles), et non comme une dépense administrative. L'impact positif sur le bilan de l'entreprise est direct :

Stratégie 1 : Récupération et réattribution des licences

Une fois que l'outil a identifié une licence fantôme (logiciel logiciel non utilisé sur un point de terminaison ou licence attribuée à un employé inactif), l'équipe SAM peut prendre des mesures immédiates :

• Désinstallation : Le logiciel inutilisé est désinstallé à distance pour libérer l'actif.
• Réaffectation (récolte) : La licence libérée est placée dans un réserve disponible pour être réattribuée à un nouvel employé ou à un employé existant qui en a besoin, évitant ainsi l'achat d'une nouvelle licence.

Stratégie 2 : Optimisation contractuelle

Une connaissance précise de l'utilisation permet à l'entreprise de négocier de meilleures conditions pour le renouvellement des contrats. Si l'audit révèle que seulement 60 % des 1 000 licences d'une application clé sont activement utilisées, le PDG peut ordonner une réduction du nombre de licences à renouveler ou négocier un modèle de tarification basé sur l'utilisation réelle, générant ainsi des économies structurelles significatives.

La Conformité Conformité : Atténuer le risque financier

Au-delà des économies, un audit précis est la seule défense efficace contre le risque de non-conformité. conformité. Audits surprises des fabricants de (tels que Microsoft, Oracle ou Adobe). (tels que Microsoft, Oracle ou Adobe) peut entraîner des amendes de plusieurs millions de dollars si l'entreprise se trouve dans une situation de sous-licence (utilisation d'un plus grand nombre de logiciel qu'elle n'a payé).

Le rôle du MAR stratégique est double :

1. Éviter Sous-licence: Le système émet des alertes préventives avant que le nombre de licences achetées ne soit dépassé, ce qui permet à l'équipe chargée des achats d'acquérir les licences supplémentaires nécessaires.
2. Justifier la Sur-licence (économies) : Fournissez des données d'utilisation précises et documentées pour justifier les décisions de réduction des licences, en démontrant au PDG que l'organisation ne gaspille pas de capital sur des actifs inutiles.

En bref, investir dans une solution ITAM qui intègre Discoveryla CMDB et la gestion des licences est une décision financière avec un retour sur investissement (ROI). Il permet à l'entreprise de passer de l'incertitude au contrôle, en transformant les données de logiciel en un puissant outil de réduction des coûts et des risques, un besoin essentiel à l'ordre du jour de tout chef d'entreprise moderne.