Trabajar un poco mejor en nuestras oficinas definiendo horarios

Hoy en día hay mil sistemas que se supone nos deberían ayudar a ser más productivos y a ordenar nuestro día a día, y trabajar un poco mejor. El problema es que típicamente no trabajamos solos, y debemos organizar nuestro tiempo de la mejor manera posible, a la vez que debemos interaccionar con el resto de personas del equipo, colaboradores, proveedores,... Para poner un poco de orden en esta locura, en las oficinas de Gijón de Proactivanet hemos implantado un método bastante sencillo que nos está funcionando muy bien. No redescubrimos la pólvora, ni tampoco es un método mágico, pero de momento nos está dando sus frutos. Ahí va un resumen...

Se suele decir que cada maestrillo tiene su librillo, y es algo que comparto, pero siempre y cuando tenga tiempo para dedicarme a mi librillo… De nada me sirve tener un método para organizar mi tiempo y ser lo más eficiente posible, si el entorno que está a mi alrededor no me deja aplicarlo. Conversaciones, interrupciones, reuniones, correos, llamadas,... todo parece estar en contra para evitar que uno se pueda concentrar.

Trabajar un poco mejor

Para intentar poner un poco de orden, en las oficinas centrales de Gijón hemos puesto un marcha un método sencillo, en el que el día se divide en franjas horarias de concentración y silencio, y otras de trabajo colaborativo. Esto no es del todo rígido, y no aplica a todos los departamentos (en el área comercial y de soporte sería muy complicado, o casi imposible de implantar), pero sí nos aplica a muchos. La idea es:

• Durante las franjas de concentración y silencio, cada uno está a lo suyo, y tratamos de no molestarnos los unos a los otros a no ser que sea realmente urgente. Aunque en las áreas de comercial y soporte no lo puedan aplicar, tratan en la medida de lo posible de respetar al resto de áreas para no molestarles en estas franjas horarias. Si hay algo urgente que no puede esperar, tratamos de resolverlo vía chat (para mantener el silencio), y si no es posible, nos reunimos en alguna sala de reunión o en las zonas de descanso. Dentro de estas franjas horarias, cada uno se puede organizar como quiera, en eso ya no entramos (método de los pomodoros, cualquier otro, o incluso ninguno, cada uno es libre de organizarse como quiera para trabajar un poco mejor)
• Durante las franjas de trabajo colaborativo, es cuando interaccionamos más los unos con los otros, y es el momento en donde tratamos de tener las reuniones (no siempre se logra, y muchas reuniones “invaden” la franja de concentración y silencio, no pasa nada, pero es algo que intentamos mantener). En todo caso, aunque estemos en una franja colaborativa, tratamos de mantener nuestros sitios lo más tranquilos posible, evitando reuniones improvisadas en las mesas (si algo lleva más de 5 minutos hablarlo, eso ya se considera reunión, y para eso tenemos las salas y las zonas comunes)

El cómo establecer las franjas horarias tuvo su aquel, pero finalmente llegamos a un acuerdo, y creo que ahora todos estamos cómodos en cómo ha quedado:

• Desde primera hora hasta media mañana, tenemos la primera franja de concentración y silencio, en la que se supone todos estamos más “frescos” y podemos aprovecharla al máximo. Los que participamos en algún daily de Scrum, tratamos de tenerlo un poco más temprano, para no molestar (y siempre lo hacemos en otra zona)
• Desde media mañana, aprovechando que casi todo el mundo se toma un respiro para el café, iniciamos una franja colaborativa, hasta la hora de comer.
• Por la tarde, repetimos el mismo esquema que por la mañana: primero franja de concentración y silencio, y posteriormente colaborativa (aunque reconozco que por la tarde cuesta más organizarse, sobre todo para sincronizarnos con nuestros compañeros de Latinoamérica). De todas formas, aunque por la tarde no logremos hacerlo muy bien, la mejoría de haberlo conseguido por la mañana ya mereció la pena.

¿Fácil, no? No es que sea un supermétodo, pero ayuda para trabajar un poco mejor de manera coordinada y logramos ser más productivos, uniendo también el uso de herramientas de gestión de tareas, como Trello.

Si te parece una buena idea (o al menos razonable), te animo a que lo intentes poner en marcha, no requiere de ninguna inversión, simplemente querer hacerlo. ¡¡ El resultado te sorprenderá !!

Ya me contarás…

Un saludo,

Jandro Castro.