Tareas, correos y reuniones: cada cosa en su sitio

Para no aburrir siempre con lo mismo, hoy no hablaré de mejores prácticas en la gestión de servicios, sino que trataré de compartir con vosotros cómo (¡¡ por fin !!) he conseguido gestionar de manera más o menos eficiente mis tareas pendientes del día a día, junto con las mil reuniones en las que suelo participar. ¿Qué herramientas usar y cómo usarlas? Quizá sea obvio para muchos, pero para mí no lo fue en absoluto, aunque ahora creo haber conseguido un método que me funciona. Ahí va, por si a alguno le puede resultar de interés…

Reuniones en la oficina, reuniones en casa del cliente, conferencias desde casi cualquier sitio en donde haya cobertura o internet, ideas que vienen en cualquier sitio y momento,… Conseguir gestionar las tareas que surgen de todo lo anterior, a la vez que se gestiona el calendario, acabó siendo para mí una locura que me tuvo en jaque durante cierto tiempo. Después de muchos acercamientos, creo que logré ponerlo todo bajo control, y aquí va el resumen de cómo lo conseguí. Si alguno de vosotros está en la misma tesitura, espero que le resulte de utilidad.

¿Qué herramientas que utilizo para la gestión de tareas?

Obligatoriamente deben tener soporte para Windows (ideal con capacidad de trabajar offline), dispositivos móviles (Android en mi caso), ideal si tienen soporte para web, y siempre siempre siempre, con algún tipo de auto-sincronización en cloud para poder acceder a la información desde múltiples dispositivos. Al final necesito despreocuparme, garantizar que la información, "simplemente está ahí” cuando la necesito, desde cualquier sitio, en cualquier momento.

Para todo lo anterior, me quedé con la siguientes herramientas:

• Google Apps para correo, calendario y almacenamiento, trabajando siempre con las interfaces web desde Windows, o las aplicaciones nativas para Android.
• Trello para las tareas a realizar, utilizando también la aplicación web desde Windows, o las aplicaciones nativas para Android.
• OneNote como bloc de notas (no uso libreta, por eso de no depender de dónde la he dejado, u olvidado…), utilizando también la aplicación nativa de Windows (sincronizada con OneDrive) y la homóloga para Android

¿Cómo las utilizo?

Aquí está el verdadero asunto de la cuestión:

1. El correo no es la lista de tareas a realizar, eso está en Trello. Si un correo está en la bandeja de entrada, es que aún hay que procesarlo, y en cuanto lo hago, directamente lo archivo (si ya está procesado, no tengo nada más que hacer con el correo, así que lo saco de la bandeja de entrada, aunque quizá tenga aún tareas pendientes en Trello)
2. Al procesar el correo, si salen tareas pendientes, se van al Trello, en donde tengo varios paneles/tableros temáticos, y cada panel tiene varias columnas, en donde ubico las tarjetas; si al procesar el correo lo que surgen son nuevas citas o reuniones, se van al Google Calendar.
3. Durante las reuniones, me da igual dónde y cuándo, todas las notas van siempre al OneNote (siempre, ya sea usando la Surface o el móvil). En OneNote tengo varias libretas con múltiples secciones en función del tema. Las tareas pendientes que van saliendo durante la reunión siempre las identifico con un check, inicialmente desactivado.
4. Tras las reuniones, en algún momento busco unos minutos para revisar las notas, preferentemente el mismo día, y proceso las tareas identificadas como pendientes. Si es algo que puedo hacer de inmediato, lo hago; si no lo puedo hacer, me creo una tarjeta en Trello para que no se me olvide. En ambos casos, marco la tarea del OneNote como procesada (activo el check), porque ya no tengo nada más por hacer con esa nota de reunión (si queda algo pendiente, estará en el Trello)
5. Con lo anterior, en Trello tengo todas las tareas pendientes que debo hacer (tareas, que no reuniones, porque esas están en Google Calendar), convirtiéndose en una pieza clave de mi día a día (en otro post os comentaré algún tip acerca de cómo lo utilizo)

Espero que os haya gustado, y sobre todo, que os haya resultado de utilidad. Si alguno se anima a utilizar el "Jandro método" y le funciona, por favor, que me avise, será toda un placer oirlo. Y por supuesto, si alguien se anima a "pulir" el método y mejorarlo, toda aportación será bienvenida.

Otro día os contaré cómo utilizo Trello…

Un saludo,

Jandro Castro.