Invertir (que no gastar) para ahorrar

Invertir y gastar son cosas distintas, muy distintas, que muchas veces se confunden. Las dos tienen el mismo efecto inmediato (te quedas con menos dinero o más deuda de la que tenías), pero son radicalmente distintas al medio-largo plazo.

Muchas organizaciones, por necesidades de la situación actual con la pandemia, o aprovechando la circunstancia, están inmersas en importantes procesos de reducción de costes (o al menos pensando en ello). Pero lo que muchas organizaciones no saben, es que para reducir costes, en muchas ocasiones el mejor camino es empezar invirtiendo (es decir, hay que abrir la cartera). Resulta paradójico, pero no lo es, y vamos a ver un ejemplo aplicado al mundo TI, y en concreto, a la gestión de activos (ITAM).

¿Cuál es la mejor manera de empezar a reducir costes vinculados a nuestros activos hardware y software? Evidente, racionalizar el uso y empezar a reducir su número, buscar aquello que no se usa y retirarlo (o buscar alternativas razonables más baratas)

• ¿Cuántas licencias estás pagando y renovando anualmente, que realmente no se están utilizando?
• ¿Con el uso que hacen tus usuarios de las aplicaciones, no te saldría más económico migrar según qué aplicativo a unas pocas licencias concurrentes en lugar de tener cientos de instalaciones/licencias locales?
• ¿Los nuevos equipos que están comprando, seguro que se ajustan a las necesidades reales de los usuarios, o van sobredimensionados (y por lo tanto son más caros) sólo “por si acaso”?
• ¿No podrías darle una segunda vida a equipos que estás retirando, y seguir aprovechándolos para perfiles de usuario con necesidades menos exigentes? (para usar el Word y utilizar aplicaciones web no hace falta mucha máquina…)
• ¿Cuántos servidores tienes en ejecución, consumiendo recursos y licencias, pero que realmente no son necesarios? (el otro día oí que se estima que ronda el 4% del número total de servers que tiene la organización)
• ¿Los servidores IaaS realmente requieren y tienen carga de trabajo acorde a su dimensionamiento? (te recuerdo que pagas por lo que tienes encendido, no por lo que realmente usas y necesitas)

Y así podríamos seguir con muchísimas más ideas sobre ahorro de costes vinculados a una correcta gestión de activos TI (hardware & software), y eso sin entrar a otros aportes de valor indirectos (reducción de tiempos de resolución de incidencias, menores incidencias en la liberación de cambios gracias a un mejor análisis de riesgos, menos tiempo perdido por fallas de seguridad,...)

Pero claro, lograr todos los objetivos anteriores requiere invertir tanto a nivel económico como humano, pero que siempre (siempre, siempre) tiene retorno rápido y palpable (Gartner estima que solo con una correcta Gestión de Activos Software se puede ahorrar hasta un 30% ya durante el primer año). 

• ¿Cómo acometer cambios en los puntos anteriores sin tener datos para poder planificarlos? (¡sería totalmente temerario!)
• ¿Cómo vas a saber a quién puedes quitarle un determinado software y ahorrarte un dinero, si no sabes quién lo usa y quién no? (si lo vas a hacer, te deseo suerte, ya me contarás qué tal te ha ido…)
• ¿Cómo sabes si puedes comprar equipos más económicos para determinados perfiles si no tienes datos del uso y desempeño de sus equipos actuales? (si luego la compra sale mal, a ver si tienes suerte y puedes devolver cientos de portátiles al fabricante…)

Las decisiones hay que tomarlas siempre sobre información contrastada, nunca sobre intuiciones ni suposiciones sin una base real. 

Por eso, invertir (que no gastar) en sistemas automatizados que aporten datos fiables es el mejor camino para poder después analizar la información recopilada y tomar acciones de mejora que mejoren la productividad y ahorren costes.

En este vídeo te lo explicamos todo en menos de dos minutos. 

Espero que lo disfrutéis, un saludo

Alejandro Castro, director técnico de Proactivanet