Gestión de Cambios para gestionar la documentación

Muchos Sistemas de Gestión, como el que proponen las normas ISO 9001 o ISO 20000-1, requieren de una gestión adecuada de la documentación. ¿Por qué no integrar la gestión documental (al menos de TI) con la Gestión de Cambios y la CMDB?

Muchas organizaciones tienen implantados Sistemas de Gestión más o menos formalizados. Algunas organizaciones utilizan -por ejemplo-, la norma ISO 9001 para implantar un Sistema de Gestión de Calidad mientras que otras utilizan la norma ISO 20000-1 para implantar un Sistema de Gestión de Servicios de TI.

Lo que no suele ser algo habitual es que si la organización tiene implantado un proceso de Gestión de Cambios, se utilice éste para sustentar la gestión documental. Recordemos también que un proceso de Gestión de Cambios debe ir acompañado de la CMDB, que requiere también el proceso de Gestión de Activos y Configuración del Servicio, ya que los cambios se definirán, de manera informal, como las modificaciones a los CI de la CMDB.

Pensemos por un momento en los requisitos documentales que enumera la norma ISO 9001 en su epígrafe 4.2.3 “control de los documentos”, donde se exige la existencia de un procedimiento documentado que defina las controles necesarios para:

a) “Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión”. ¿Por qué no considerar la aprobación antes de su publicación como una de las actividades asociadas a los registros de cambio de tipo documental?

b) “Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente”. La Gestión de Cambios lleva pareja la existencia de una CMDB donde se registren como CI cada elemento susceptible de sufrir un cambio y, el proceso de Gestión de Activos y Configuración del Servicio exige la realización de auditorías periódicas sobre el contenido de la CMDB. ¿Por qué no considerar las auditorías sobre la CMDB de forma que cubran las necesidades de revisión de los CI que representan documentos?

c) “Asegurarse de identificar los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos”. Si los documentos son CI de la CMDB tendremos que tener claramente identificados sus cambios y el versionado.

d) “Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso”. ¿Por qué no considerar la publicación en los lugares de uso como una de las actividades asociadas a los registros de cambio de tipo documental?

e) “Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables”. ¿Por qué no considerar la revisión del contenido como una de las actividades asociadas a los registros de cambio de tipo documental?

f) “Asegurarse de que los documentos de origen externo [...] se identifican y que se controla su distribución”. Si estos documentos son CI de la CMDB los podremos tener claramente identificados.

g) “Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos [...]”. ¿Por qué no considerar la eliminación de los documentos como una de las actividades asociadas a los registros de cambio de tipo documental?

Como se puede apreciar, todos los requisitos de gestión documental exigidos por la norma ISO 9001 pueden satisfacerse si se combina el proceso de Gestión de Cambios y el proceso de Gestión de Activos y de la Configuración del Servicio que propone ITIL. Quizás su organización utilice otro modelo para sustentar su Sistema de Gestión, pero estoy seguro de que no tendrá requisitos de gestión documental más complejos que estos.

Y para terminar: ¿Por qué no imaginar otras posibles ventajas y beneficios de este enfoque, como la posibilidad de relacionar los CI que representan cada documento con los demás CI que modelan los servicios prestados por la organización. Por ejemplo, un procedimiento de backup relacionado con el CI que representa el servidor del que describe el backup o, un acuerdo de nivel de servicio relacionado con los CI que representan el servicio y el cliente.

José Luis Fernández Piñero