Facturaciones internas para reducir gastos globales

Hay muchas organizaciones (y cada vez más) que ya están aplicando facturaciones internas interdepartamentales para financiar, o al menos intentar sufragar, los gastos de los servicios TI que prestamos a la organización o los gastos globales. Y si todavía no estás aplicando esta práctica, no pasa nada, pero no dejes de leer, porque aunque sea con dinero de monopoly, podría llegar a interesarte...

Parece que las facturaciones internas entre departamentos es algo que solo aplica a las grandes multinacionales o grupos empresariales. Pero nada más lejos de la realidad, conocer cuánto gasta en TI cada uno de los departamentos de la organización puede generar un gran valor (o mejor dicho, un gran ahorro). Y nótese que acabo de decir “conocer cuánto gasta”, no he dicho facturar realmente. Acabo de “suavizar” el asunto, ya no hablo de facturar, hablo de al menos calcular cuánto debería facturarse, porque esa información es la que realmente nos interesa para conocer los gastos globales (con independencia de que al final se haga la facturación o no).

No hay nada como hablar de “cuánto deberías pagarme” para que salgan a la luz y se dé visibilidad a los servicios TI que se prestan a la organización, evidenciar la cantidad de hardware y software que ponemos a la mano de nuestros usuarios, conocer la cantidad de peticiones realizadas por cada área,... 

Hacer el ejercicio de calcular la hipotética facturación interna sirve para poner blanco sobre negro, y así evidenciar los gastos incurridos. Es muy evidente y todo el mundo es consciente que el hardware “vale dinero” (obvio, se ve). Pero lo que muchas veces ya no es tan evidente para los usuarios y mandos intermedios de otros departamentos es que los servicios TI y el software también vale un dinero, que no son gratis.

Cuando todos estos servicios y activos de TI se “traducen” a dinero, el gasto se evidencia, y claro está, a nadie le gusta salir en la foto como el departamento más gastizo. 

Evidenciar que las peticiones de nuevo software tienen un coste, que aquellos equipos de más que se habían solicitado tienen un coste, y que las licencias para acceder a tal o cual sistema SaaS también hay que pagarlas, ayudará a que los departamentos empiecen a racionalizar sus peticiones. Y lo que es mejor, cuando ese departamento ya no use más alguno de los servicios / activos que ponemos en su alcance, se preocupará de avisarnos para que no se lo volvamos a facturar (insisto, aunque sea en dinero de mentira).

¡¡ Ya hemos conseguido el ahorro !!

Si el resto de la organización no es consciente de que las cosas valen dinero, no se preocuparán de “devolver” algo que no vale nada. Si por el contrario, son conscientes de que las cosas cuestan, sí las van a devolver, con lo que desde las TI tendremos la oportunidad de ajustar nuestros gastos globales.

Espero que lo disfrutéis, un saludo

Alejandro Castro, director técnico de Proactivanet