La elaboración de un plan de proyecto, si bien puede ser muy compleja, está respaldada por buenas prácticas y metodología disponible para cualquier project manager. Sin embargo, fuera de la planificación de proyectos también surge la necesidad de elaborar planes de acción, como por ejemplo elaborar un plan de tratamiento de riesgos de seguridad de la información para satisfacer los requisitos de la norma ISO 27001 o elaborar un plan de acción como consecuencia de la investigación de las causas de un incidente laboral, ya sea para satisfacer los requisitos de la norma ISO 45001 o aquellos de puro cumplimiento legal.
Si te encuentras en la necesidad de elaborar un plan de acción y el punto de partida es una hoja en blanco, te sugiero utilizar un enfoque que me recomendaron ya hace varios años y que me sigue pareciendo muy útil: preguntar recurrentemente qué y cómo.
Seguramente conozcas el método de los 5 porqués de Toyota (5 whys - FWT) en el que se pregunta una y otra vez por qué para llegar a la causa raíz de un problema. Pues preguntar recurrentemente qué y cómo te permitirá elaborar tu plan de acción de forma sencilla.
Veámoslo con un ejemplo: Supongamos que queremos implantar un nuevo sistema de valoración de nuestros proveedores y demás empresas contratistas para satisfacer los requisitos de la norma ISO 9001 al respecto.
Qué queremos conseguir, nuestro objetivo, es el punto de partida. Ahora hay que preguntarse cómo lo vamos a conseguir. Supongamos que la respuesta a la pregunta "¿cómo vamos a implantar un nuevo sistema de valoración de proveedores ..."? es "definiendo unos criterios de valoración sustentados por indicadores SMART".
Ahora lo que haremos será considerar la respuesta a nuestra última pregunta "cómo" el nuevo "qué" a abordar. De forma que para este nuevo "qué" hay que repetir la pregunta "cómo".
En nuestro ejemplo la pregunta sería "¿cómo vamos a definir unos criterios de valoración sustentados por indicadores SMART?".
La respuesta a la pregunta puede ser compleja y tener más de una parte. Por ejemplo "definiendo unos indicadores que consideren plazos de entrega, defectos en los entregables y certificaciones ISO disponibles e implantando un método automático de recopilación de los datos para los indicadores y de explotación de dichos datos".
Nuevamente tenemos que considerar la respuesta (o partes de esa respuesta) a la última pregunta para realizar una nueva pregunta "cómo". Por ejemplo:
a) "¿cómo vamos a definir unos indicadores que consideren plazos de entrega, defectos en los entregable y certificaciones ISO disponibles?"
b) "¿cómo vamos a implantar un método automático de recopilación de los datos para los indicadores y de explotación de dichos datos?"
Cada una de estas preguntas dará una o varias respuestas que habrá que considerar un qué sobre el que preguntar un cómo. ¿Cuántas veces repetiremos este ciclo? El que sea necesario hasta que el "cómo" sea trivial.
Por ejemplo, si la respuesta a "¿cómo vamos a definir unos indicadores ..."? es "estableciendo un equipo de trabajo que enuncie los indicadores con precisión y los incorpore en el Sistema de Gestión" entonces quizás no haga falta preguntar más, ya que esa respuesta parece tener un alcance muy concreto para lanzar una acción asignando un responsable y unos plazos.
Por ejemplo, si la respuesta a "¿cómo vamos a implantar un método automático de ...?" fuese "implementando repositorio de datos consolidado y construyendo una capa de explotación sobre él usando una herramienta de BI" seguramente tengamos que seguir haciendo más preguntas.
Es posible que la parte de la respuesta relativa a construir una capa de explotación usando una herramienta de BI ya se puede convertir en una acción (más bien en un proyecto) con responsable y plazos.
Pero la parte relativa a los datos consolidados bien merece otra pregunta: "¿cómo vamos a implementar un repositorio de datos consolidado?". En este caso la respuesta podría ser "ofreciendo a los responsables de los indicadores una aplicación donde cargar los valores mensuales de cada indicador para cada empresa contratista y automatizar la carga de aquellos valores que sea posible".
Nuevamente hay que plantearse si la respuesta es suficientemente clara para establecer una acción con responsable y plazos. Si pensamos que lo es entonces ya podemos parar y habremos terminado de establecer el plan de acción. Pero si no lo vemos claro entonces habrá que seguir haciendo preguntas qué-cómo hasta que tengamos acciones suficientemente atómicas como para construir con ellas ese plan de acción.
Al final debemos haber conseguido un árbol en el que la raíz es el objetivo inicial y para cada nodo sus hijos serán las respuestas a hacer la pregunta "cómo" sobre el contenido de ese nodo. Los nodos que no tengan hijos serán las acciones de nuestro plan de acción.
A continuación pongo un ejemplo de cómo podría ser el árbol que se construye con las preguntas qué-como donde he resaltado en negro las acciones que conforman el plan para conseguir el objetivo.
