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Definir un proceso no es lo mismo que implantarlo
22 Oct

Definir un proceso no es lo mismo que implantarlo

Muchas organizaciones piensan que definir un proceso y documentarlo en papel es lo mismo que implantarlo, y nada más lejos de la realidad, son cosas bien distintas.

Para implantar un proceso, claro está, el primer paso es definirlo, tener bien claro y documentado qué debe hacer, cuáles son sus entradas y salidas, especificar sus responsables, definir como lo vamos a medir,…

Son muchas cosas las que hay que pensar al definir el proceso, y sin duda, llevará mucho tiempo. Pero hay que tener claro que cuando terminemos de pensarlo y documentarlo todo, «sólo» tendremos definido el proceso, y aún nos queda un largo camino hasta que consigamos implantarlo. Según cual sea el proceso y como sea la organización, muchas veces la definición es la parte fácil y las dificultades aparecen en la implantación.

Tras definir el proceso tenemos que establecer un plan para ponerlo en marcha, y eso enlaza con la gestión del cambio, estando muy influenciado por aspectos culturales de la organización. La puesta en marcha del proceso se verá directamente impactada por cómo de reacias al cambio sean las personas involucradas (cuánto más hayan participado en la definición del proceso, más receptivas estarán, y justo a la inversa, cuanto menos hayan participado, más reacias estarán –los cambios impuestos y sin oportunidad de participar en la definición no suelen ser muy bien recibidos-)

En la fase de implantación del proceso será crítico:

  • Mostrar las bondades y objetivos del nuevo proceso.
  • Formar a todos los usuarios involucrados, garantizando que todos lo entienden perfectamente.
  • Acompañar a los usuarios involucrados durante los primeros pasos de la puesta en marcha.
  • Abrir un verdadero canal para recoger comentarios de mejora, dificultades, sugerencias,…
  • Estar muy pendiente y medir constantemente el grado de implantación del proceso, así como como su efectividad.

Si se obvian los pasos anteriores, y sobre todo, si se menosprecia la importancia del factor humano en la implantación del proceso, lo único que se tendrá será un bonito documento con una magnífica definición de un proceso que nunca logrará ser implantado.

Jandro Castro

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