Acrónimos útiles en los Sistemas de Gestión (2 de 2)

En muchos ámbitos profesionales se pueden encontrar acrónimos y abreviaturas que son útiles en los Sistemas de Gestión, como las 4P del marketing. ¿Conoce 5W1H? Seguro que le resultará útil.

Continuamos en este artículo comentando acrónimos que pueden ser útiles como recurso fácil para recordar aspectos clave (si quiere, puede consultar la entrada de la semana pasada)

Si participa en actividades donde sea necesario disponer de procedimientos de trabajo claros para estandarizar la operativa, como por ejemplo al elaborar guías para la Gestión de Incidencias como resultado de la Gestión de Problemas, estará habituado a redactar documentos que deben ser claros, didácticos y concisos para que el destinatario pueda aplicarlos correcta y fácilmente.

Hoy pretendo mostrarles el acrónimo 5W1H para que recuerden los seis elementos clave que deben considerar durante la redacción de un procedimiento: quién (who) debe hacer qué (what), cuándo (when), dónde (where), por qué (why) y cómo (how). ¿Fácil? Veámoslo con un ejemplo.

Supongamos que queremos estandarizar el procedimiento para el alta de un usuario en el Directorio Activo como parte del Catálogo de Peticiones que atiende nuestro proceso de Gestión de Peticiones para un hipotético servicio de Gestión de Credenciales Corporativas.

• La respuesta a quién debería identificar tanto los potenciales peticionarios del alta de usuario como el grupo de soporte que debe atender dicha petición.
• La respuesta a qué debería definir los pasos a seguir, tanto por el peticionario como por el resolutor.
• La respuesta a cuándo debería identificar los eventos o criterios temporales que pautan la realización de tareas. Por ejemplo, las altas pueden realizarse a demanda o bien agruparse en paquetes y ser procesadas todas juntas un día en concreto de la semana.
• La respuesta a dónde debería identificar el ámbito en el que se actúa. Por ejemplo la consola de administración del AD.
• La respuesta a cómo debería explicar detalladamente los pasos a seguir para conseguir realizar el “qué” en el “dónde”. Abrir la consola de administraciónd el AD, ir a la pantalla X, pulsar el botón Y, rellenar los campos del formulario, etc.

Espero que tanto este acrónimo como el descrito en el artículo anterior le resulten útiles.

Espero que lo disfruten.

José Luis Fernández Piñero