Gestión de Cambios y Gestión de Proyectos (5 de 5)

El proceso de Gestión de Cambios indica y sugiere cómo liderar los cambios que se realizan en los activos participantes para la prestación de servicios. Sin embargo, muchos cambios son complejos y merecen ser considerados como un proyecto. ¿Qué puede aprender Gestión de Cambios de prácticas y metodologías sobre Gestión de Proyectos?

Continuamos repasando las cuestiones clave que pueden hacer fracasar un proyecto para ver las similitudes con Gestión de Cambios a partir de este artículo de www.cio.com.

13.- Reuniones excesivas o muy largas.

Si bien la comunicación es necesaria, el exceso de reuniones es contraproducente ya que, por lo pronto, supone un sobrecoste importante en la realización del cambio. Por ejemplo, una reunión de una hora en la que participen ocho personas cuesta tanto como una jornada de trabajo.

Para mejorar la comunicación intente proporcionar canales alternativos a las reuniones, por ejemplo un foro web o un tablero kanban.

No obstante, algunas reuniones seguirán siendo necesarias. En esos casos asegúrese de que todas tienen un orden del día, una duración concreta, unos objetivos y que los participantes la preparan antes de asistir. Por ejemplo, si una reunión debe servir para decidir a qué proveedor se compra cierto material, asegúrese de que los asistentes disponen de información sobre los distintos proveedores antes de la reunión y de que la reunión termina con una decisión firme.

14.- Descuidar la calidad.

La calidad en la realización de un cambio empieza por una buena definición de los criterios de aceptación que ayuden a garantizar que se entrega lo que se esperaba. Sin embargo, el punto de control clave para impedir que descuidemos la calidad son las revisiones post-implementación (PIR) de los cambios. Concédales el valor y la importancia que tienen un realícelas dedicándoles el tiempo que merecen.

Para que sean más ágiles y estandarizadas quizás las PIR podrían ser una lista de comprobación (checklist) que permitan análisis agregados más rápidos.

15.- No aprender de los errores del pasado.

La calidad está siempre relacionada con la mejora continua. Cada cambio debe realizarse mejor que el anterior y, para ello, debemos hacer uso de dos herramientas fundamentales que nos sugiere ITIL: las revisiones post-implementación (PIR) de los cambios, que son el mecanismo fundamental de reflexión sobre la calidad de lo realizado, así como el proceso de Gestión de Problemas, que permite identificar oportunidades de mejora a partir de distintos inputs, como por ejemplo las PIR de los cambios. En este artículo hay más sugerencias al respecto.

Con este artículo termina, por fin, esta larga serie donde repasamos los puntos más importantes que tienen en común la Gestión de Cambios y la Gestión de Proyectos.

José Luis Fernández